Automatische factuurverwerking met UBL: efficiënt, foutloos en klaar voor de toekomst

Voor schoonmaak- en glazenwassersbedrijven in het MKB is efficiëntie vaak de sleutel tot succes. Tijd die wordt besteed aan administratie is tijd die niet kan worden ingezet bij klanten. Een van de grootste tijdvreters? Het verwerken van facturen. Gelukkig biedt een modern ERP-systeem met automatische factuurverwerking uitkomst. Met name het gebruik van UBL-facturen maakt het verschil: minder fouten, sneller verwerken en altijd voldoen aan de wet- en regelgeving.

UBL staat voor Universal Business Language. Het is een internationaal gestandaardiseerd formaat waarmee verkoop- en inkoopfacturen digitaal en uniform kunnen worden uitgewisseld. Een UBL-factuur is in feite een gestructureerd XML-bestand dat de gegevens van de factuur bevat: klantgegevens, factuurnummers, bedragen, btw-specificaties en vervaldatums. Het grote voordeel is dat deze informatie direct kan worden ingelezen en verwerkt door een ERP- of boekhoudsysteem.

Voor bedrijven die hun facturen via UBL versturen, zijn er directe voordelen:
1. Snellere verwerking – De klant hoeft de factuur niet meer handmatig over te typen. Dat scheelt tijd én voorkomt fouten.
2. Professionele uitstraling – Een UBL-factuur kan altijd vergezeld worden van een traditionele PDF, zodat de ontvanger een leesbaar document heeft. Dit geeft zowel een professionele indruk als gebruiksgemak.
3. Snellere betalingen – Omdat facturen sneller en foutloos in de administratie van de klant terechtkomen, worden ze vaak eerder betaald.
4. Toekomstbestendig – Steeds meer opdrachtgevers en overheidsinstanties eisen dat facturen in UBL-formaat worden aangeleverd. Door nu al met UBL te werken, ben je voorbereid.

In Nederland stimuleert de overheid al jarenlang het gebruik van elektronische facturatie in UBL. Sinds 2017 is het voor leveranciers van de Rijksoverheid zelfs verplicht om elektronische facturen in UBL te versturen. Ook gemeenten en andere publieke instellingen volgen dit beleid. Voor het MKB geldt er nog geen harde verplichting, maar de trend is duidelijk: elektronische facturatie wordt de standaard. In de gehele EU is het gebruik van UBL verplicht voor alle leveranciers vanaf 2030. In België is het gebruik van UBL verplicht vanaf 2026 voor B2B facturen. Daarnaast sluit UBL naadloos aan bij de wettelijke eisen rondom facturen, zoals het vermelden van btw-gegevens, factuurnummering en de bewaarplicht. Schoonsoft ondersteunt UBL en zorgt er dus automatisch voor dat je voldoet aan de regels.

Het echte gemak van UBL merk je wanneer je facturen ontvangt van leveranciers. Waar je normaal gesproken handmatig factuurregels moet intypen, leest het ERP-systeem de UBL automatisch in. Denk aan:
• Automatische herkenning van bedragen en btw-tarieven
• Koppeling aan de juiste grootboekrekeningen
• Matchen met inkooporders of contracten
• Snelle fiattering en betaling

Automatische factuurverwerking met UBL binnen een ERP-systeem is geen luxe, maar een slimme investering in efficiëntie en professionaliteit. Het zorgt ervoor dat je bedrijf voldoet aan de wet- en regelgeving, je klanten sneller betaalt en zelf sneller betaald krijgt. Voor ondernemers in de schoonmaak- en glazenwassersbranche betekent dit dat de administratie minder tijd opslokt – en er meer tijd overblijft om te doen waar je écht goed in bent: klanten bedienen. Met Schoonsoft kies je voor een ERP-systeem dat deze processen niet alleen ondersteunt, maar volledig automatiseert. Klaar voor de toekomst, vandaag al.

Bedankt dat je de tijd hebt genomen om deze blogpost te lezen. Wil je ook ervaren hoe makkelijk de UBL facturen van Schoonsoft werken? Aarzel niet om contact met ons op te nemen. We staan altijd klaar om te helpen.