Veel gestelde vragen

Er is geen technische implementatie noodzakelijk, je start direct in je eigen omgeving in de cloud. Uiteraard geven we je graag advies over alle functies. Als je start hebben we alle stamgegevens, rechten en instellingen standaard goed gezet voor je.

De inrichting doen we in vier afspraken van twee uur. Daarin zetten we samen je klanten, projecten, roosters en factuurafspraken goed neer, zodat je daarna zelfstandig verder kunt.

Dit hoeft niet. We hebben een import functie, waarmee je eenvoudig je bestaande gegevens kunt importeren.

Ja. Je probeert Schoonsoft 30 dagen gratis in je eigen omgeving. Geen opstartkosten, geen creditcard en je zit nergens aan vast. We zetten de omgeving voor je klaar en helpen je op weg.

Nee. De demo is gratis en vrijblijvend en duurt ongeveer 20 minuten. We laten zien hoe jouw situatie eruitziet in Schoonsoft, niet een standaard rondleiding.

Wanneer je start met Schoonsoft, sta je er niet alleen voor. Je krijgt uitgebreide begeleiding bij het opzetten en inrichten van de administratie, praktische trainingen voor je team om iedereen aan boord te krijgen en doorlopende ondersteuning voor elke vraag of uitdaging die na de implementatie opduikt.

Nee. App, website en papier werken naast elkaar. Veel bedrijven stappen geleidelijk over: eerst kantoor en de objectleiders, daarna de medewerkers op locatie.

Je betaalt een vast bedrag per maand. Dat bedrag hangt af van het pakket dat je kiest (Go, Scale of Boost) en van de grootte van je bedrijf. In de demo van 20 minuten kijken we naar jouw situatie en krijg je een concreet voorstel, zonder verrassingen achteraf.

Je betaalt naar het aantal medewerkers, niet per losse inlog. Vanaf het Scale-pakket kun je onbeperkt gebruikers aanmaken, zodat je kantoor, objectleiders en medewerkers allemaal een eigen account kunnen hebben.

Go bevat de basis: klanten, projecten en opdrachten, planning en bonnen, facturatie, roosters en urenregistratie en je werknemers. Scale voegt daar onbeperkt gebruikers, sjablonen en brieven, een eigen factuurlayout, de app voor Apple en Android en koppelingen met andere systemen aan toe. Boost heeft daarbovenop de werknemersportal, projectanalyse, bedrijfsmiddelen en artikelen, logboeken, kwaliteitscontroles en de onderaannemersportal.

Voor de proefperiode van 30 dagen betaal je niets: geen opstartkosten en geen creditcard. Ga je daarna door, dan spreken we vooraf af wat de begeleiding bij de inrichting en eventuele imports kost, zodat je precies weet waar je aan toe bent.

Ja. Schoonsoft schaalt van de zelfstandige glazenwasser tot bedrijven met honderden medewerkers. Je stapt over naar een ander pakket wanneer je meer nodig hebt; je gegevens en historie gaan gewoon mee.

Voor schoonmaakbedrijven en glazenwassers die bij klanten op locatie werken: contractschoonmaak in kantoren, scholen, zorg en VvE's, en specialistisch werk zoals glasbewassing, vloeronderhoud en opleveringsschoonmaak. Van eenmanszaak tot bedrijven met honderden medewerkers.

Ja. Schoonsoft schaalt van de zelfstandige glazenwasser tot bedrijven met honderden medewerkers. Je betaalt naar het aantal medewerkers, dus je begint klein en groeit erin mee.

Schoonsoft is gebouwd rond panden, roosters, werkbonnen en facturatie per contract. Werk je niet op locatie bij klanten, bijvoorbeeld als productiebedrijf of als kantoororganisatie op één adres, dan is een algemener pakket vaak logischer. We zeggen het in de demo eerlijk als we niet de juiste partij voor je zijn.

Ja, daar is een eigen inrichting voor. Je plant je route op de kaart, meldt werkbonnen af in de app en factureert per beurt, per vierkante meter, per uur of met een vaste periodeprijs. Die vormen mogen door elkaar lopen binnen dezelfde administratie.

Ja. Onderaannemers krijgen een eigen inlog voor hun werkbonnen/opdrachtbonnen en de planning, zonder toegang tot je hele administratie. Met de toegangsrechten bepaal je zelf wie welke informatie ziet. Zaken als de G-rekening en ketenaansprakelijkheid leg je vast bij de relatie.

Je plant medewerkers via vaste roosters op projecten. Die roosters worden elke week automatisch gekopieerd naar de uren, dus je hoeft alleen de afwijkingen zoals ziekte en verlof nog in te voeren. Dat scheelt veel tijd en voorkomt fouten.

Ja, je kunt de toeslaguren volgens de schoonmaak-CAO automatisch laten toepassen. Uren op officiële feestdagen worden automatisch omgezet naar Bijzonder Verlof.

Ja. Je exporteert de uren naar je accountant, naar je salarissoftware of naar Excel. Loonjournalen lees je daarna weer in als boekstuk, zodat de cirkel rond is.

Met een NFC-tag op het object: een sticker met een chip bij de ingang, in de werkkast of in de meterkast. De medewerker houdt zijn telefoon ertegenaan bij aanvang en einde van de dienst. Het toestel moet er binnen een paar centimeter van zijn, dus registreren kan alleen ter plekke. Dat is harder bewijs dan een locatiebepaling die honderd meter kan afwijken.

Ja, je kunt meerdere tags aan één project hangen. Handig bij grote locaties met verschillende in- en uitgangen, zoals hotels met meerdere vleugels of vakantieparken met losse blokken. De medewerker klokt bij de dichtstbijzijnde tag en jij ziet ook waar op het terrein er gewerkt is.

Ja. Vast werk leg je vast in een rooster volgens een vast schema, en bij opdrachtbonnen plan je de herhaling automatisch in. Je maakt een opdrachtbon in ongeveer 30 seconden; de factuur volgt daarna vanzelf.

Via de app of de werknemersportal. Jij keurt de aanvraag goed of af, en saldo, opbouw en opname lopen automatisch mee in de planning en de urenregistratie. Geen Excel-bestand meer dat naast de planning leeft.

Ja. Je legt bedrijfsmiddelen vast met keuringsdata en afschrijving en plant ze mee op de werkbon. Zo staat niemand zonder materieel op locatie en zie je op tijd wanneer een keuring verloopt.

Ja, met de projectanalyse. Je ziet per project wat er begroot was en wat er werkelijk aan uren en materiaal in is gegaan, zodat je weet welke panden geld opleveren en welke je geld kosten.

De app is beschikbaar voor zowel Apple als Android. Je medewerkers downloaden hem eenvoudig uit de App Store of de Play Store.

De app is in 6 talen beschikbaar. Dat scheelt uitleg op locatie bij medewerkers voor wie Nederlands niet de eerste taal is.

Ze zien hun rooster en planning, melden opdrachtbonnen gereed met foto's en een handtekening, maken zelf een nieuwe bon aan, scannen de NFC-tag voor de aanwezigheidscontrole, sturen een verlofaanvraag in en navigeren direct naar het project. Ook klantgegevens, contactpersonen, offertes en documenten zijn in te zien.

Ja. De app draait met je eigen logo en huisstijl, zodat je medewerkers en klanten jouw bedrijf zien en niet dat van je softwareleverancier.

In de werknemersportal ziet de medewerker zijn eigen weekplanning tot een week vooruit. Zo weet iedereen waar hij verwacht wordt, zonder dat er appjes over de planning heen en weer gaan.

Ja. Je verstuurt periodieke facturen in één klik of volledig automatisch. Werkbonnen, uren en artikelen komen mee op de factuur, in je eigen layout.

Ja, volledig. Je maakt je facturen zoals je gewend bent, vanuit je contracten, werkbonnen en gewerkte uren. Is je klant aangesloten op Peppol, dan gaat je factuur automatisch als e-factuur het netwerk op. Geen apart programma en geen extra handelingen, of je nu één factuur verstuurt of driehonderd periodefacturen in één run.

Een PDF is eigenlijk een digitale foto van een factuur: de ontvanger moet de gegevens er alsnog uithalen. Een echte e-factuur bestaat uit gestructureerde data (UBL/XML) die het boekhoudsysteem van je klant direct verwerkt. Geen overtypen, geen scanfouten en in de praktijk vaak sneller betaald.

Factureer je aan de Rijksoverheid, dan is e-facturatie al sinds 2017 verplicht, en ook gemeenten, provincies en waterschappen vragen er steeds vaker om. In België is het sinds 1 januari 2026 verplicht voor alle B2B-facturen. Voor facturen aan Nederlandse bedrijven is er nog geen wettelijke verplichting, maar grote opdrachtgevers stellen het steeds vaker als voorwaarde.

Ja. Je legt per klant vast wat de afspraak is: per beurt, per vierkante meter, per uur of een vaste periodeprijs. Die vormen mogen door elkaar lopen binnen dezelfde administratie.

Ja dat kan. Je kunt je eigen logo en kleuren instellen. Ook kun je de verschillende standaardemail teksten aanpassen.

Ja. Je zet een Tikkie of iDEAL-link en een QR-code op de factuur, zodat je klant met een paar tikken of een scannen betaalt. Dat scheelt betaaltermijn en herinneringen.

Dat mag, maar het hoeft niet. Je kunt de volledige boekhouding in Schoonsoft voeren, met dagboeken, grootboekrekeningen, openstaande posten, btw-aangifte, activabeheer en een auditfile voor je accountant. Wil je je huidige pakket houden, dan koppel of exporteer je de gegevens.

Je mailt of scant de inkoopfactuur en Schoonsoft herkent hem automatisch als boekstuk. Verkoopfacturen worden automatisch ingeboekt, banken lees je automatisch in en aan een boekstuk kun je meerdere documenten koppelen.

Ja, je accountant krijgt een eigen inlogcode om mee te kijken. Daarnaast lever je de boekhouding aan met een auditfile of een export naar Excel.

Absoluut! Er zijn koppelingen met andere systemen die je mogelijk al gebruikt zoals boekhouding of salaris administratie. Hiermee kunnen gegevens makkelijk gekoppeld worden.

Er zijn standaardkoppelingen met e-Boekhouden, Exact Online, BoekhoudGemak, Moneybird, Informer, Twinfield en Visma. Werk je met een ander pakket? Informeer dan naar de mogelijkheden, want er is meer mogelijk dan deze lijst.

Ja. Via MCP, een open standaard waarmee AI-assistenten veilig gegevens uit andere software kunnen ophalen, stel je je vraag in gewoon Nederlands en zoekt de assistent het antwoord op in jouw eigen administratie. Denk aan "welke facturen staan langer dan dertig dagen open?" of "hoeveel uur is er vorige maand geschreven op dit project?". Omdat het een standaard is, zit je niet vast aan één AI-leverancier.

De koppeling kan alleen lezen: aanmaken, wijzigen of verwijderen gebeurt altijd door jou in Schoonsoft zelf. Je ziet uitsluitend de gegevens van je eigen bedrijf, er wordt niets opgehaald zolang jij niets vraagt, en de assistent leest alleen mee met de gegevens waar de gebruiker zelf ook bij mag. Elk antwoord noemt het factuurnummer, de werkbon of de projectnaam, zodat je het kunt nakijken.

Ja. Overzichten, uren en de boekhouding exporteer je naar Excel, facturen gaan als UBL de deur uit en voor je accountant is er een auditfile. Je gegevens blijven van jou.

Je klant logt in en ziet de planning, de locaties en de werkzaamheden die contractueel zijn afgesproken. Hij downloadt zelf een factuur, vraagt een offerte aan en bekijkt de kwaliteitsrapportages. Met de toegangsrechten bepaal je precies wie welke informatie ziet.

Je loopt een controle door op je telefoon en beoordeelt de ruimtes, zonder eerst een compleet gebouw te inventariseren. Eerder gebruikte ruimtes kies je opnieuw, waardoor het invoeren steeds sneller gaat. Per ruimte voeg je meerdere foto's en opmerkingen toe.

Ja, met één klik stuur je een e-mail met de controleresultaten. De PDF gaat in je eigen huisstijl de deur uit, en je kunt hem ook naar jezelf sturen. Je klant kan de rapportage daarnaast zelf inzien en downloaden via het klantenportaal.

In het digitale logboek per pand. Daarin staat wat er is gedaan, gemeld of afgesproken. Medewerkers, klant en kantoor lezen dezelfde regels terug, ook maanden later. Handig bij een klacht, een contractverlenging of een aanbesteding.

Ja, de software werkt in een browser, dus ook op een Mac computer.

De software werkt in alle moderne browsers, zoals Chrome, Firefox, Safari en Edge.

We zorgen voor automatische updates, zodat je altijd de laatste versie gebruikt. Als er een nieuwe versie is, dan krijg je daar een melding van.

Nee. Schoonsoft draait in de cloud, dus er is geen server op kantoor en er zijn geen updates die je zelf moet draaien. Je werkt vanaf elke laptop, tablet of telefoon met dezelfde actuele gegevens voor je hele team.

In een Nederlands datacenter waarvan de infrastructuur gecertificeerd is voor ISO 27001, SOC 1 en SOC 2.

Al het verkeer tussen je browser en onze servers loopt via een SSL-versleutelde verbinding. Wachtwoorden slaan we alleen versleuteld op, foutieve inlogpogingen worden gelogd en na meerdere mislukte pogingen vergrendelt het account automatisch. In je accountinstellingen zet je bovendien tweestapsverificatie aan.

Schoonsoft heeft jaarlijks een beschikbaarheid van 99,9%. We bewaken dat met diverse tools; bij een storing krijgen onze techneuten direct een melding. De software laten we periodiek testen met een PEN-test door ethical hackers en voor elke release draaien we geautomatiseerde tests.