Opdrachtbonnen: van papier naar digitaal
Inleiding
Hoewel apps en smartphones gemeengoed zijn, is nog niet elk schoonmaak- en glazenwassersbedrijf volledig overgeschakeld naar een volledig digitale workflow. Steeds meer bedrijven worden gedwongen om mee te gaan in de digitale revolutie om concurrerend te blijven. Traditioneel werden opdrachtbonnen en planningen op papier bijgehouden, wat leidde tot inefficiënties en vertragingen. In deze blog gaan we dieper in op hoe het digitaliseren van werkbonnen bij een schoonmaak- of glazenwassersbedrijf de efficiëntie heeft verbeterd en heeft bijgedragen aan groei en klanttevredenheid.
Digitale opdrachtbonnen
Met de opkomst van digitale technologieën is de schoonmaak- en glazenwassersbranche begonnen met de overgang naar een digitale versie van opdrachtbonnen, planningen en facturatie. Er zijn enkele belangrijke stappen die hebben bijgedragen aan deze overgang. Planningssoftware zoals Schoonsoft, wordt ingezet om de periodieke taken te plannen volgens een vast schema. Al dan niet gekoppeld aan een vaste ploeg, medewerker of onderaannemer. Een belangrijke ontwikkeling was de introductie van mobiele apps voor werknemers. Werknemers ontvangen in hun app de opdrachtbonnen om in te invullen. Zodra een taak is voltooid, wordt deze direct op hun mobiele apparaat gereed gemeld. Dit heeft geleid tot een aanzienlijke verbetering van de efficiëntie, omdat opdrachtbonnen niet langer handmatig hoefden te worden verwerkt. Daarnaast is het mogelijk om direct een foto te maken en deze toe te voegen aan de opdrachtbon. Met digitale werkbonnen kan via de Schoonsoft oplossing direct een factuur worden aangemaakt en verstuurd naar de klant, op basis van de voltooide opdrachtbon. Hiervoor is geen handmatige actie meer nodig. De teksten op de factuur zijn instelbaar en gegevens van de opdrachtbon worden samengevoegd in de factuur-teksten. Dit betekent dat klanten sneller worden gefactureerd, wat resulteert in een kortere doorlooptijd voor betalingen en een verbeterde cashflow. Tot slot kan er een cruciale stap gezet worden in de klanttevredenheid. In plaats van fysieke agenda's en papieren lijsten, is het mogelijk om met Schoonsoft de planningen via e-mail naar de klant te versturen. Hiermee kan de klant geïnformeerd worden wanneer de werkzaamheden uitgevoerd gaan worden.
De voordelen van digitaal werken
Het digitaliseren van werkbonnen heeft aanzienlijke voordelen opgeleverd voor schoonmaak- en glazenwassersbedrijven:
Met digitale werkbonnen en planningen worden taken en middelen beter beheert. Werknemers ontvangen real-time updates en zijn in staat om werkbonnen direct te voltooien, wat leidt tot minder administratieve rompslomp en snellere afhandeling van opdrachtbonnen.
Digitale opdrachtbonnen verminderen de kans op fouten die vaak voorkomen bij handgeschreven bonnen. Dit zorgt voor een nauwkeurigere administratie en vermindert mogelijke geschillen met klanten.
Door klanten inzicht in de jaarplanning te geven, klanten kort vooraf te informeren over de komende werkzaamheden en klanten sneller te factureren, wordt de klanttevredenheid verbeterd. Met het programma van Schoonsoft is het mogelijk om eenvoudig een opleverbon te maken en deze te versturen naar de klant. Deze opdrachtbon bevat de omschrijving, de foto's en handtekening van de klant.
Het verminderen van papierwerk en handmatige verwerking van bonnen en facturen kan leiden tot aanzienlijke kostenbesparingen op lange termijn. Bovendien wordt de behoefte aan opslagruimte voor papieren documenten geëlimineerd.
Tot slot
Bedankt dat je de tijd hebt genomen om deze blogpost te lezen. Ben je geïnspireerd geraakt en wil je meer weten over de mogelijkheden van digitale opdrachtbonnen? Aarzel niet om contact met ons op te nemen. We staan altijd klaar om te helpen.