Naast de operationele processen zijn de administratieve processen bij schoonmaak en glazenwassers bedrijven van essentieel belang. Immers als er na de schoonmaak of glasbewassing geen factuur wordt verstuurd, zijn er geen inkomsten. Veel veel bedrijven in de reinigingssector hanteren verschillende facturatie methoden, waaronder periodieke facturen, bon- of beurt facturen, uren facturen en artikel facturen. In dit artikel zullen we hier nader op ingaan.

Periodieke facturen zijn een veel gebruikte manier voor schoonmaakbedrijven om hun diensten te factureren. Met deze methode wordt een vast bedrag in rekening gebracht op per periode. Vaak maandelijks maar ook jaarlijks, vier-wekelijk of per kwartaal. Dit biedt zowel de klant als het schoonmaakbedrijf voordelen. Periodieke facturen maken het voor klanten gemakkelijk om de kosten te plannen en te budgetteren. Voor schoonmaakbedrijven betekent dit een stabiele inkomstenstroom, waardoor ze beter kunnen plannen en hun bedrijfsvoering kunnen optimaliseren. In de Schoonsoft software is specifiek hiervoor het concept opdrachten bedacht. De opdrachten hebben een naast het periode bedrag de factuur-frequentie, de regels op de factuur met samenvoegvelden en de diverse velden zoals BTW tarief en grootboekrekening. Dit “opdrachten” onderdeel vormt het hart van de periodieke facturatie die 1x wordt ingesteld. Indien er bijvoorbeeld maandelijks een factuurronde wordt aangemaakt, dan worden de diverse samenvoeg velden automatisch ingevuld. Hierdoor verloop de periodieke facturatie snel en foutloos.
Dit gehele proces kan volledig automatisch worden gemaakt met de Schoonsoft software. U kiest de dag waarop de facturen verstuurd moeten worden en zonder handmatige handeling worden de facturen verstuurd.

Beurt facturen worden gebruikt na uitvoering van de werkzaamheden of bij eenmalige diensten. Bij deze methode wordt elke dienst afzonderlijk gefactureerd, op basis van een opdrachtbon. Dit biedt een duidelijk overzicht van de geleverde diensten en de kosten. Beurt facturen geven zowel het schoonmaakbedrijf als de klant een gedetailleerd overzicht van wat er is gedaan en waarvoor wordt betaald. Dit verhoogt de transparantie. Klanten kunnen diensten aanvragen op basis van hun specifieke behoeften en betalen alleen voor wat ze gebruiken.

Artikel facturen zijn van toepassing wanneer het schoonmaak- of glazenwassersbedrijf ook artikelen, materialen en -producten levert. De factuur omvat de kosten van de geleverde producten, samen met de kosten van de schoonmaakdiensten. Bij elk artikel is een standaard prijs, eenheid en BTW tarief vermeld.

Het is mogelijk om te facturen op basis van gewerkte uren. Deze facturatie methode wordt niet veel gebruikt maar de Schoonsoft oplossing ondersteund dit wel volledig.

Volgens onze filosofie is het niet nodig om een handmatig factuur aan te maken. Uiteraard is dat wel mogelijk met het software programma.
De juiste gegevens op de factuur zorgen dat er minder vragen zijn. Juiste informatie op de factuur zorgt ook voor minder credit nota’s. Als er toch een credit factuur gemaakt moet worden, dan kan dit met 1 klik. Wel zo makkelijk.

Uiteraard is de factuur onderdeel van de uitstraling van uw bedrijf. Een professionele opmaak in eigen huisstijl behoort uiteraard tot de mogelijkheden.

Vaak worden er meerdere facturatie methoden gebruikt, afhankelijk van klanten-wensen en de aard van de aangeboden diensten. Schoonsoft ondersteund alle bovengenoemde facturatie methoden en biedt geavanceerde facturerings-software om het proces te automatiseren en fouten te minimaliseren.

Bedankt dat je de tijd hebt genomen om deze blogpost te lezen. Ben je geïnspireerd geraakt en wil je ook werken met de facturatie software van Schoonsoft? Aarzel niet om contact met ons op te nemen. We staan altijd klaar om je te helpen.